Fazendo Reuniões Produtivas Por Sônia Jordão Os líderes precisam se encontrar regularmente com seus liderados e com seus superiores para discutir como as coisas estão indo. Como um item da pauta, podem comparar seus planos de desenvolvimento e descobrir o que está funcionando e o que não está funcionando nas atividades uns dos outros. Para conseguir uma reunião produtiva é importante que todos estejam preparados e saibam o que esperar da reunião. Para tanto, a reunião deve ser organizada e a pauta planejada. O líder da reunião deve cuidar para que a pauta seja cumprida e os integrantes precisam atingir um consenso antes de terminar a reunião. Além disso, deve ser facilitada a democracia e a participação de todos os integrantes do grupo, motivando-os a opinar e propor idéias, de modo a propiciar a comunicação e a tomada de decisões, levando em conta os pontos a favor e contra. O líder deve promover a participação do grupo na tomada de decisões. Na vida de uma organização, decisões devem ser tomadas continuamente, cabendo ao líder conduzir este processo e preocupar-se para que todos participem ativamente deste. É necessário deixar claras as alternativas que estão em jogo e possibilitar que as pessoas dêem argumentos para apoiar uma ou outra alternativa. Daí ser necessário facilitar a integração do grupo, confrontando a opinião de uns com as dos outros possibilitando, assim, que todos se escutem e destacando as opiniões mais significativas. Existem algumas regras que fazem com que as reuniões sejam rápidas e com melhores resultados. Uma delas é pedir a todos que desejam apresentar um problema que se preparem antes respondendo às perguntas: Qual é o problema? Quais são suas causas? Quais são as possíveis soluções? Qual é a melhor solução possível? E, finalmente, escrevendo: “Esta é a solução que recomendo”. Com isso, obtém-se muito mais ação para que as coisas corram bem. Se você for o responsável pela direção da reunião é bom que procure seguir as seguintes regras: • Procure começar a reunião com uma breve explicação do problema. Veja, em seguida, se os participantes compreenderam o problema; • Questione as causas do problema; • Faça resumos com freqüência do que foi discutido até então; • Peça as soluções possíveis, buscando ter as evidências que comprovem a praticidade de cada solução; • Após o problema ter sido suficientemente discutido, faça um resumo final e proceda, então, à sua votação; • O ideal é que todas as soluções apontadas tenham responsável e prazo para execução; • Sempre que for conveniente, nomeie uma pessoa ou uma comissão encarregada de verificar se a decisão foi tomada corretamente e no tempo previsto; • Evite expressar suas idéias pessoais e só o faça depois que os outros as tenham expressado. Seu objetivo principal é dirigir e não participar calorosamente da discussão; • Seja flexível. No entanto, se você tem mais de doze pessoas em uma reunião, deve exigir que a pessoa que queira falar obtenha a sua autorização; • Mantenha a reunião ativa, sem se desviar do tema. Garanta que seja rápida, com exposições curtas. Intervenha quando alguém quiser falar muito ou com demasiada freqüência; • Procure fazer com que todos participem da reunião, porém evite perguntar diretamente a cada um a sua opinião. Quando você participa de uma reunião, você obtém melhores resultados se todos os participantes observarem as regras seguintes: • Fale do seu lugar sem se levantar, a não ser em uma grande assembléia; • Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema que se discute; • Preocupe-se com o seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação, mas garanta que todos os participantes estejam ouvindo; • Admita só uma solução do problema de cada vez; • Apóie cada solução que for sugerida para o problema que se discute, desde que tudo indique que dará resultado; • Apresente evidências que demonstrem que a solução proposta é coerente; • Evite expressar suposições ou generalidades numa reunião; • Ouça atentamente a todos os participantes; • Não interrompa quando outra pessoa estiver falando; • Em vez de fazer afirmações diretas, faça perguntas; • Se alguém fizer alguma afirmação com a qual você não concordar não discuta, mas pergunte a essa pessoa por que pensa dessa maneira. Se a pergunta vier em tom amigável, não causará ressentimentos e lhe permitirá averiguar por que a pessoa pensa daquele modo. Dessa maneira você poderá obter informações muito valiosas. Você pode fazer um “algo a mais” para que as reuniões fiquem ainda melhores: • Ao invés de simplesmente seguir a pauta, discuta as coisas certas e inclua itens mais importantes e urgentes nela; • Aproveite os estilos e preferências dos membros na distribuição das tarefas ao invés de simplesmente começar e terminar a reunião na hora marcada; • Passe a maior parte do tempo tomando decisões e não apenas relatando e compartilhando informações; • Envolver todos os membros da equipe nas reuniões é fundamental, porém você pode fazer mais: inclua parceiros internos, clientes e fornecedores na reunião. Extraído do livro de Sonia Jordão: A Arte de Liderar – Vivenciando Mudanças num Mundo Globalizado. Fonte: Administradores.com.br Sônia Jordão é consultora organizacional e pessoal, professora e escritora. Atuou durante 14 anos em cargos de gerência nas áreas administrativa, comercial e industrial. Foi professora em MBA, curso superior e curso técnico durante 18 anos.

Fazendo Reuniões Produtivas Por Sônia Jordão Os líderes precisam se encontrar regularmente com seus liderados e com seus superiores para discutir como as coisas estão indo. Como um item da pauta, podem comparar seus planos de desenvolvimento e descobrir o que está funcionando e o que não está funcionando nas atividades uns dos outros. Para conseguir uma reunião produtiva é importante que todos estejam preparados e saibam o que esperar da reunião. Para tanto, a reunião deve ser organizada e a pauta planejada. O líder da reunião deve cuidar para que a pauta seja cumprida e os integrantes precisam atingir um consenso antes de terminar a reunião. Além disso, deve ser facilitada a democracia e a participação de todos os integrantes do grupo, motivando-os a opinar e propor idéias, de modo a propiciar a comunicação e a tomada de decisões, levando em conta os pontos a favor e contra. O líder deve promover a participação do grupo na tomada de decisões. Na vida de uma organização, decisões devem ser tomadas continuamente, cabendo ao líder conduzir este processo e preocupar-se para que todos participem ativamente deste. É necessário deixar claras as alternativas que estão em jogo e possibilitar que as pessoas dêem argumentos para apoiar uma ou outra alternativa. Daí ser necessário facilitar a integração do grupo, confrontando a opinião de uns com as dos outros possibilitando, assim, que todos se escutem e destacando as opiniões mais significativas. Existem algumas regras que fazem com que as reuniões sejam rápidas e com melhores resultados. Uma delas é pedir a todos que desejam apresentar um problema que se preparem antes respondendo às perguntas: Qual é o problema? Quais são suas causas? Quais são as possíveis soluções? Qual é a melhor solução possível? E, finalmente, escrevendo: “Esta é a solução que recomendo”. Com isso, obtém-se muito mais ação para que as coisas corram bem. Se você for o responsável pela direção da reunião é bom que procure seguir as seguintes regras: • Procure começar a reunião com uma breve explicação do problema. Veja, em seguida, se os participantes compreenderam o problema; • Questione as causas do problema; • Faça resumos com freqüência do que foi discutido até então; • Peça as soluções possíveis, buscando ter as evidências que comprovem a praticidade de cada solução; • Após o problema ter sido suficientemente discutido, faça um resumo final e proceda, então, à sua votação; • O ideal é que todas as soluções apontadas tenham responsável e prazo para execução; • Sempre que for conveniente, nomeie uma pessoa ou uma comissão encarregada de verificar se a decisão foi tomada corretamente e no tempo previsto; • Evite expressar suas idéias pessoais e só o faça depois que os outros as tenham expressado. Seu objetivo principal é dirigir e não participar calorosamente da discussão; • Seja flexível. No entanto, se você tem mais de doze pessoas em uma reunião, deve exigir que a pessoa que queira falar obtenha a sua autorização; • Mantenha a reunião ativa, sem se desviar do tema. Garanta que seja rápida, com exposições curtas. Intervenha quando alguém quiser falar muito ou com demasiada freqüência; • Procure fazer com que todos participem da reunião, porém evite perguntar diretamente a cada um a sua opinião. Quando você participa de uma reunião, você obtém melhores resultados se todos os participantes observarem as regras seguintes: • Fale do seu lugar sem se levantar, a não ser em uma grande assembléia; • Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema que se discute; • Preocupe-se com o seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação, mas garanta que todos os participantes estejam ouvindo; • Admita só uma solução do problema de cada vez; • Apóie cada solução que for sugerida para o problema que se discute, desde que tudo indique que dará resultado; • Apresente evidências que demonstrem que a solução proposta é coerente; • Evite expressar suposições ou generalidades numa reunião; • Ouça atentamente a todos os participantes; • Não interrompa quando outra pessoa estiver falando; • Em vez de fazer afirmações diretas, faça perguntas; • Se alguém fizer alguma afirmação com a qual você não concordar não discuta, mas pergunte a essa pessoa por que pensa dessa maneira. Se a pergunta vier em tom amigável, não causará ressentimentos e lhe permitirá averiguar por que a pessoa pensa daquele modo. Dessa maneira você poderá obter informações muito valiosas. Você pode fazer um “algo a mais” para que as reuniões fiquem ainda melhores: • Ao invés de simplesmente seguir a pauta, discuta as coisas certas e inclua itens mais importantes e urgentes nela; • Aproveite os estilos e preferências dos membros na distribuição das tarefas ao invés de simplesmente começar e terminar a reunião na hora marcada; • Passe a maior parte do tempo tomando decisões e não apenas relatando e compartilhando informações; • Envolver todos os membros da equipe nas reuniões é fundamental, porém você pode fazer mais: inclua parceiros internos, clientes e fornecedores na reunião. Extraído do livro de Sonia Jordão: A Arte de Liderar – Vivenciando Mudanças num Mundo Globalizado. Fonte: Administradores.com.br Sônia Jordão é consultora organizacional e pessoal, professora e escritora. Atuou durante 14 anos em cargos de gerência nas áreas administrativa, comercial e industrial. Foi professora em MBA, curso superior e curso técnico durante 18 anos.

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